Hướng dẫn sử dụng

Tài liệu chi tiết giúp bạn làm chủ hệ thống Email Marketing từ A-Z.

Đối tượng: Tài liệu này phù hợp cho cả Chủ sở hữu (Owner) và Nhân viên (Member).

Cơ chế Hạn ngạch (Quota)

Hệ thống sử dụng mô hình "Ví kép" độc đáo:

1. Quota Tháng

Cấp theo gói cước đăng ký.

  • Tự động reset đầy vào ngày 1 hàng tháng.
  • Không cộng dồn sang tháng sau nếu thừa.
  • Hệ thống ưu tiên trừ ví này trước.
2. Ví Credit

Mua thêm (Add-on).

  • Không bao giờ hết hạn.
  • Chỉ bị trừ khi Quota tháng đã hết sạch.
  • Liên hệ Admin để nạp thêm.

1. Tạo Nhóm Khách Hàng

Việc đầu tiên cần làm là tạo các nhóm để phân loại danh bạ.

  • Truy cập menu: Danh bạ & Nhóm > Quản lý Nhóm.
  • Bấm nút "Tạo Nhóm Mới".
  • Nhập tên nhóm (VD: Khách Hà Nội, Khách Mới...) và Lưu.

2. Import từ Excel (Quan trọng)

Cách nhanh nhất để thêm hàng nghìn liên hệ.

Yêu cầu file chuẩn: File Excel (.xlsx) bắt buộc phải có dòng tiêu đề (hàng 1) với các cột tiếng Anh chính xác: email, first_name, last_name.

Bước 1: Chuẩn bị

Bước 2: Upload

Bước 3: Xử lý Ngầm

3. Nhập Nhanh (Copy/Paste)

Tính năng hữu ích khi bạn có danh sách email dạng văn bản.

Cú pháp chuẩn:
email1; email2; email3/Tên Khách
- Dùng dấu chấm phẩy (;) để ngăn cách các liên hệ.
- Dùng dấu gạch chéo (/) để ngăn cách Email và Tên.

4. Tạo Chiến dịch Email

Vào menu Chiến dịch Email > Tạo mới. Quy trình gồm 2 cột:

  • Cột Trái (Nội dung): Đặt tên chiến dịch, chọn Nhóm nhận tin, nhập Tiêu đề và Nội dung.
  • Cột Phải (Cài đặt): Bật A/B Testing hoặc chọn Template mẫu có sẵn.

Sau khi bấm Lưu, chiến dịch sẽ ở trạng thái Nháp (Draft).

5. Cá nhân hóa (Rename)

Để email trở nên thân thiện, hãy gọi đúng tên khách hàng.

Trên thanh công cụ soạn thảo, bấm nút Cá nhân hóa và chọn biến:

  • {name}: Họ và tên đầy đủ.
  • {first_name}: Chỉ lấy Tên (VD: Tùng).
Ví dụ: Bạn soạn "Chào {first_name}!" -> Khách nhận: "Chào Tùng!".

6. A/B Testing (Tối ưu hóa)

Giúp bạn tìm ra nội dung hiệu quả nhất.

  1. Bật nút A/B Testing khi tạo chiến dịch.
  2. Nhập nội dung cho Phiên bản B (Phiên bản A là mặc định).
  3. Cấu hình tỷ lệ test (VD: 10%) và thời gian chờ (VD: 4 giờ).

Hệ thống sẽ gửi thử nghiệm, tự động so sánh tỷ lệ mở sau 4 giờ và gửi bản thắng cuộc cho 90% khách còn lại.

7. Quy trình Gửi & Báo cáo

Sau khi lưu Nháp, bạn vào trang chi tiết:

Gửi Thử (Test)
Gửi 1 bản mẫu vào email của chính bạn để kiểm tra chính tả và hiển thị.
Gửi Chính Thức
Đưa chiến dịch vào hàng đợi và gửi đi lần lượt.

Xem Báo cáo Hiệu quả

Tại trang chi tiết chiến dịch, bạn có thể theo dõi theo thời gian thực:

  • Open Rate: Tỷ lệ người nhận đã mở email.
  • Click Rate: Tỷ lệ người nhận đã bấm vào link trong email.
  • Biểu đồ: Xem khung giờ nào khách hàng tương tác nhiều nhất.

8. Cấu hình SMTP Riêng

Quan trọng: Để email gửi đi mang tên thương hiệu của công ty bạn (Brand Name) và không bị vào Spam, hãy cấu hình SMTP.
  1. Vào menu Cấu hình SMTP.
  2. Nhập thông tin Server Mail của bạn (Gmail, Outlook, Amazon SES...).
  3. Nhập Tên hiển thị và Email gửi đi.
  4. Bấm Test Kết Nối -> Nếu thành công -> Bấm Lưu.

9. Quản lý Team (Dành cho Owner)

Bạn có thể mời nhân viên vào quản lý cùng. Nhân viên sẽ có tài khoản riêng, dùng chung dữ liệu nhưng bị giới hạn quyền sửa xóa chiến dịch của người khác.

Vào menu Tài khoản > Thành viên & Team để thêm người mới.

© 2025 TIG Email Marketing System. Tài liệu hướng dẫn nội bộ.